El trabajo colaborativo es una forma de relacionarnos con
el resto de la gente que vive cerca de donde nosotros vivimos. “Cerca”
puede querer decir en la misma zona, el pueblo, la ciudad, la provincia,
el país, depende de qué nos propongamos y cuántos seamos. No hay
límites en un entorno virtual.
Nuestra tarea colaborativa puede abarcar a mucha gente, muchas organizaciones, muchas instituciones, o ser acotada a un grupo pequeño. El trabajo colaborativo es un proceso en el cual cada individuo aprende más del que aprendería por sí solo, fruto de la interacción de los integrantes del equipo, y, por lo tanto, un trabajo hecho en un grupo de forma colaborativa, tiene un resultado más enriquecedor que el que tendría la suma del trabajo individual de cada miembro
El éxito del equipo únicamente se
conseguirá si todos los miembros del mismo grupo aprender los unos de
los otros, y a asegurarse que cada uno de los miembro del grupo han
logrado el objetivo del proyecto en común. Debemos recordar que si lo
circunscribimos a un proyecto, éste tiene que tener unas premisas
básicas:
* Ser elaborado entre todos
* Ser coherente con los objetivos
* Ser viable
* Ser flexible
* Estar dividido en etapas.
* Ser coherente con los objetivos
* Ser viable
* Ser flexible
* Estar dividido en etapas.
4.3.1 WORKGROUPS
Un grupo o equipo de trabajo es un conjunto de personas
asignadas o autoasignadas, de acuerdo a sus habilidades, conocimientos y
competencias específicas (profesionales o expertos), para cumplir una determinada meta bajo la conducción de un coordinador.
En la actualidad son muy importantes los equipos o grupos de trabajo multidisciplinarios,
donde la resolución de los problemas reales resulta tan compleja que se
requiere de una gran diversidad de expertos en distintas disciplinas
que puedan considerar muchos aspectos al mismo tiempo dentro de una
misma solución del problema.
El papel de todo dirigente y de todo encargado de un equipo es generar un clima en el cual la comunicación sea fluida, que se escuche a los otros, se manifiesten los desacuerdos dentro del grupo de trabajo y la participaciòn de todos los miembros o expertos en la solución del problema o la mejora continua dentro de la organización.
Las características siguientes ayudan mucho en los grupos de trabajo:
Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio. Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales.
La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos.
A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo electrónico o de bases de datos.
Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecución del proceso, permiten realizar un seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias para su control o gestión del flujo de trabajo.
Un sistema Workflow va más allá y se caracteriza, principalmente, por una adecuada integración con sistemas de información actuales: bases de datos, gestión documental, mensajería, ERP, etc., permitiendo la ampliación de un workflow, de un simple proceso a la integración de varios procesos de negocio interrelacionados.
En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción. Algunos de ellas se limitan a su área en particular y otras permiten la comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un “mensaje” y recupera la respuesta más adelante).
En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados, que logran mayores incrementos en la eficacia de los procesos de negocio, nos referimos a las relacionadas con las “herramientas de trabajo en grupo”que incluyen piezas claves de automatización de procesos administrativos (Workflow) y de gestión de documentación.
Actualmente es muy importante acceder a la información de forma ágil y eficaz. Por regla general la información suele estar en diferentes formatos, según sea un documento de un tipo u otro, por ejemplo un papel o un documento del programa Word (.doc), o una imagen (.jpg, .gif.), lo que genera un problema de accesibilidad a los mismos. El tiempo que perdemos a la hora de acceder y recuperar la información es mucho menor usando una herramienta Workflow integrada con otros productos que permiten el acceso informatizado a la información relacionada con el workflow definido, lo que se traduce en una reducción importante en cuanto a costes y un incremento de la productividad. Los sistemas de Workflow soportan circuitos de expedientes directamente sobre una red de ordenadores, mediante el “motor de Workflow” situado en el servidor de la red, los expedientes son dirigidos según unas reglas determinadas facilitando así las tareas de los usuarios. Los documentos que son escaneados y almacenados pueden ser recuperados para su análisis o gestión de forma sencilla y rápida gracias a las diversas utilidades que ofrece el sistema.
El papel de todo dirigente y de todo encargado de un equipo es generar un clima en el cual la comunicación sea fluida, que se escuche a los otros, se manifiesten los desacuerdos dentro del grupo de trabajo y la participaciòn de todos los miembros o expertos en la solución del problema o la mejora continua dentro de la organización.
Las características siguientes ayudan mucho en los grupos de trabajo:
- Apertura de espíritu (evita desalentar prematuramente las otras buenas voluntades; una mala idea sirve a veces de escalón a una buena).
- Curiosidad (suscite cuestiones a veces útiles).
- Cultura general (proporciona un arsenal de arquetipos eventualmente útiles).
Los groupsworks también pueden ayudarse con la tecnologìa, es decir Online pues simplifica y organiza el trabajo en equipo por medio de aplicaciones como teamviewer pues pueden trabajar remotamente además pueden colaborar, compartiendo información, archivos, tareas.
4.3.1 WORKFLOW
Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio. Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales.
La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos.
A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo electrónico o de bases de datos.
Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecución del proceso, permiten realizar un seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias para su control o gestión del flujo de trabajo.
Un sistema Workflow va más allá y se caracteriza, principalmente, por una adecuada integración con sistemas de información actuales: bases de datos, gestión documental, mensajería, ERP, etc., permitiendo la ampliación de un workflow, de un simple proceso a la integración de varios procesos de negocio interrelacionados.
En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción. Algunos de ellas se limitan a su área en particular y otras permiten la comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un “mensaje” y recupera la respuesta más adelante).
En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados, que logran mayores incrementos en la eficacia de los procesos de negocio, nos referimos a las relacionadas con las “herramientas de trabajo en grupo”que incluyen piezas claves de automatización de procesos administrativos (Workflow) y de gestión de documentación.
Actualmente es muy importante acceder a la información de forma ágil y eficaz. Por regla general la información suele estar en diferentes formatos, según sea un documento de un tipo u otro, por ejemplo un papel o un documento del programa Word (.doc), o una imagen (.jpg, .gif.), lo que genera un problema de accesibilidad a los mismos. El tiempo que perdemos a la hora de acceder y recuperar la información es mucho menor usando una herramienta Workflow integrada con otros productos que permiten el acceso informatizado a la información relacionada con el workflow definido, lo que se traduce en una reducción importante en cuanto a costes y un incremento de la productividad. Los sistemas de Workflow soportan circuitos de expedientes directamente sobre una red de ordenadores, mediante el “motor de Workflow” situado en el servidor de la red, los expedientes son dirigidos según unas reglas determinadas facilitando así las tareas de los usuarios. Los documentos que son escaneados y almacenados pueden ser recuperados para su análisis o gestión de forma sencilla y rápida gracias a las diversas utilidades que ofrece el sistema.
Beneficios del Workflow o flujo de trabajo
Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:- Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.
- Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.
- Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.
- Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales.
- Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.
- Integración de procesos empresariales.
4.3.1 GROUPWARE
El groupware es cualquier tecnología usada específicamente para hacer los grupos más productivos.
hace referencia a los métodos y herramientas de software que facilitan el trabajo en grupo, mejorando su rendimiento, y contribuyen a que personas que están localizadas en puntos geográficos diferentes puedan trabajar a la vez, ya sea directamente o de forma anónima, a través de las redes. Muchos expertos coinciden en que los equipos son la unidad primaria de rendimiento en cualquier organización. Hoy en día existe un nuevo tipo de equipo "virtual", equipo formado por personas que se comunican electrónicamente.
hace referencia a los métodos y herramientas de software que facilitan el trabajo en grupo, mejorando su rendimiento, y contribuyen a que personas que están localizadas en puntos geográficos diferentes puedan trabajar a la vez, ya sea directamente o de forma anónima, a través de las redes. Muchos expertos coinciden en que los equipos son la unidad primaria de rendimiento en cualquier organización. Hoy en día existe un nuevo tipo de equipo "virtual", equipo formado por personas que se comunican electrónicamente.
El
núcleo central del trabajo en los sistemas groupware está constituido
por el intercambio de información, su gestión y control, la notificación
de toda clase de actuaciones, utilización del conocimiento almacenado
referente a la organización, etc.
La
colaboración se está convirtiendo en un elemento cada vez más
importante en la economía de hoy, el compartir información y
conocimiento son componentes vitales de una verdadera relación de
colaboración. El groupware busca apoyar el trabajo que se realiza por
grupos y equipos, teniendo en cuenta los aspectos de la colaboración que
son necesarios para cosechar el máximo de ventajas. Es una herramienta
tecnológica muy útil en nuestros tiempos ya que podemos integrar
nuestros conocimientos teóricos con la tecnología.
Cada
vez más los grupos y las organizaciones tienen que adaptar sus procesos
a los cambios rápidos que traen las nuevas tecnologías, las nuevas
demandas del cliente, o los nuevos competidores. Como alternativa,
muchas organizaciones utilizan sistemas de ayuda a las comunicaciones o
Groupware para apoyar sus procesos rápidamente cambiantes y no
rutinarios.
CLASIFICACIÓN DE GROUPWARE
Groupware basado en el centro de control: Cuando
está basado en el usuario, el groupware maneja el trabajo de manera
local. El usuario construye su propio agente o cliente. El sistema se
enfoca en los usuarios y ellos reciben información y mandan
instrucciones. El trabajo esta controlado por los usuarios. El correo
electrónico y el manejador de agendas son ejemplos de este grupo.Cuando
está basado en el trabajo u objeto, el groupware trabaja en base a un
objeto, tal como un documento, que por sí solo puede enviarse por
correo, desplegarse o actualizarse. El usuario trabaja sobre el
documento al igual que los demás usuarios. Las aplicaciones de edición
grupal se incluyen en este grupo.
4.3.1 OUTLOOK / LOTUS NOTES
Microsoft Outlook es una aplicación de gestión de correo, así como
agenda personal, que nos permite la comunicación con miles de personas
en todo el mundo a través de mensajes electrónicos.
De Outlook 97 en adelante, las Extensiones de Exchange Client son admitidas en Outlook. Outlook 2000 y posteriores soportan componentes específicos C.O.M (Component Object Model) llamados Outlook AddIns. Las características exactas soportadas (como los componentes .NET) para generaciones posteriores se ampliaron con cada versión.
LOTUS NOTE
IBM Notes (anteriormente Lotus Notes) es un sistema software cliente/servidor de colaboración y correo electrònico, desarrollado por Lotus Software, filial de IBM.La parte del servidor recibe el nombre Lotus Domino, mientras que el cliente se llama Lotus Notes.
El servidor dispone de versiones para distintas plataformas, incluyendo Windows NT, Windows 2000, 2003, Windows XP, Linux de distintas distribuciones, HP-UX y Solaris, i5OS (antes OS/400) y z/OS. A partir de la versión 6 (alrededor del 2002), HP-UX dejó de ser soportado.
El cliente Lotus Notes dispone de versiones nativas para Windows y Mac OS y para Linux (a partir de la versión 7.0.1 (alrededor del 2006), aunque anteriormente era posible ejecutarlo a través de Wine)
Lotus Domino/ Notes es un sistema de comunicación el cual permite enviar correo electrónico y manejo de Calendarios y Agendas. También es una plataforma de colaboraciòn que permite compartir bases de datos con información, como sería bases documentales, de procedimientos, manuales o foros de discusión. Y finalmente es una plataforma de Coordinaciòn - utilizando aplicaciones Notes con flujo de trabajo. Ejemplo de ello sería cualquier proceso de una empresa que requiere que un documento fluya entre varias personas o departamentos para su autorización, como por ejemplo una solicitud de vacaciones, solicitud de anticipo de viáticos y cuentas de gastos, etc. Todo esto es susceptible de manejarse de forma electrónica mediante Lotus Notes.
- Administrar varias cuentas de correo electrónico desde un único lugar. Puede administrar fácilmente los mensajes de correo electrónico de varios buzones. Sincronice varias cuentas de correo electrónico de servicios como Hotmail, Gmail o de prácticamente cualquier otro proveedor con Outlook 2010.
- Administrar fácilmente grandes volúmenes de correo electrónico y Personalizar tareas comunes en comandos de un solo clic.
- Búsquedas para encontrar fácilmente lo que requiere.
- Crear mensajes de correo electrónico que llamen la atención. Por medio de las herramientas de office.
Extensiones de Outlook
Las extensiones de Outlook son unos pequeños programas de ayuda para la aplicación de Microsoft Outlook. El principal propósito de las extensiones es añadir nuevas capacidades funcionales en Microsoft Outlook y automatizar algunas operaciones de rutina. Las extensiones de Outlook pueden desarrollarse en Microsoft Visual Studio o herramientas de terceros como Add-in-Express. Las extensiones de Outlook no se admiten en Outlook Web App.De Outlook 97 en adelante, las Extensiones de Exchange Client son admitidas en Outlook. Outlook 2000 y posteriores soportan componentes específicos C.O.M (Component Object Model) llamados Outlook AddIns. Las características exactas soportadas (como los componentes .NET) para generaciones posteriores se ampliaron con cada versión.
Búsqueda
Microsoft
Outlook viene con una función de búsqueda integrada que te permite
encontrar rápidamente lo que estás buscando. Busca usando palabras clave
para encontrar correos electrónicos, contactos y fechas. Esta
característica se puede utilizar en cualquiera de los programas de
Outlook, incluyendo el Administrador de tareas del calendario y el
Administrador de contactos.
Funciones de seguridad
Microsoft
Outlook tiene algunas características de seguridad mejoradas para
proteger tu cuenta de correo electrónico de los depredadores. Esto
también incluye la protección contra correo electrónico no deseado y del
sitio web de estafadores. Tu escáner de correo electrónico que avisa
cuando te enviaron algo de un remitente no confiable. Puedes desactivar
los enlaces en vivo y bloquear remitentes a través de las
características de seguridad.
Organización fácil
Debido
a que Outlook es un programa de gestión del correo electrónico, no sólo
te permite enviar y recibir correos electrónicos, sino que te permite
sincronizar el correo electrónico directamente en el calendario o la
lista de contactos. Puedes hacer planes para el futuro mediante la
adición de fechas directamente desde tu correo electrónico. O puedes
enviar a alguien un mensaje de correo electrónico o de texto cuando
estás anotando una nota en OneNote, el programa de Outlook para tomar
notas.
Conéctate con otros fácilmente
El
calendario de Microsoft Outlook te permite compartir el tuyo con
cualquier persona que elijas. Puedes crear, editar y administrar un
calendario en línea para cualquiera de tus clientes más importantes para
acceder a su conveniencia. También puedes compartir las suscripciones e
información de contacto. Con el clic en un solo botón, puedes enviar a
alguien en tu lista de contactos un mensaje de texto directamente a su
teléfono. O enviar una tarjeta personalizada.
Conectividad mejorada
Microsoft
Outlook es mucho más que un programa para tu computadora personal.
Úsalo de manera móvil mediante la conexión a tu teléfono. Puedes leer y
enviar mensajes de correo electrónico, editar tu agenda y tomar notas
sin estar cerca de la computadora. Sincroniza tu cuenta de Outlook a tu
teléfono, y puedes activar el calendario en tu teléfono en un
planificador portátil. Recibe alertas mientras estás fuera de la oficina
sobre las próximas citas.
LOTUS NOTE
IBM Notes (anteriormente Lotus Notes) es un sistema software cliente/servidor de colaboración y correo electrònico, desarrollado por Lotus Software, filial de IBM.La parte del servidor recibe el nombre Lotus Domino, mientras que el cliente se llama Lotus Notes.
El servidor dispone de versiones para distintas plataformas, incluyendo Windows NT, Windows 2000, 2003, Windows XP, Linux de distintas distribuciones, HP-UX y Solaris, i5OS (antes OS/400) y z/OS. A partir de la versión 6 (alrededor del 2002), HP-UX dejó de ser soportado.
El cliente Lotus Notes dispone de versiones nativas para Windows y Mac OS y para Linux (a partir de la versión 7.0.1 (alrededor del 2006), aunque anteriormente era posible ejecutarlo a través de Wine)
Lotus Domino/ Notes es un sistema de comunicación el cual permite enviar correo electrónico y manejo de Calendarios y Agendas. También es una plataforma de colaboraciòn que permite compartir bases de datos con información, como sería bases documentales, de procedimientos, manuales o foros de discusión. Y finalmente es una plataforma de Coordinaciòn - utilizando aplicaciones Notes con flujo de trabajo. Ejemplo de ello sería cualquier proceso de una empresa que requiere que un documento fluya entre varias personas o departamentos para su autorización, como por ejemplo una solicitud de vacaciones, solicitud de anticipo de viáticos y cuentas de gastos, etc. Todo esto es susceptible de manejarse de forma electrónica mediante Lotus Notes.
Para qué sirve Lotus Notes Ventajas: -Es muy potente -Completo -Versátil
-Facilidad de uso -Rapidez para crear complejos sistemas de
comunicación -Potente para le gestión de base de datos -Gestión del
conocimiento. Herramientas: Correo electrónico Manejo de calendarios
Manejo de agendas Compartir bases de datos Foros de discusión Gestión de
trámites Muchos mas..
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